POLITIQUE SUR LA CONFIDENTIALITÉ ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Maison des femmes de Québec

Adopté le 8 novembre 2023

Historique des changements au document

Objectif

L’objectif de la politique est d’encourager des pratiques responsables en matière de traitement et de gestion des données personnelles, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Plus spécifiquement, la politique de protection des données confidentielles vise à faire connaitre les moyens auxquels la Maison des femmes de Québec s’engage afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille. Elle vise également à faire connaître le processus qu’elle a mis en place pour traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et aux incidents de confidentialité.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux données jugées confidentielles et aux renseignements personnels recueillis, utilisés, conservés ou communiqués par La Maison des femmes de Québec.  Elle traite notamment des données concernant ses donateurs, des informations liées aux activités de l’organisme, des renseignements concernant la clientèle, les membres de son conseil d’administration, les membres de son personnel, les membres individuels et les bénévoles.

La présente politique s’applique aux relations entre toutes personnes : femmes, enfants, administratrices, donateurs, membres du personnel, bénévoles, partenaires et toutes personnes étant présentes dans les différents locaux de la Maison des femmes de Québec.

Elle s’applique également dans les relations avec les tiers, fournisseurs de services, qui traitent des informations confidentielles pour le compte de la Maison des femmes de Québec.

Modalité d’application

La responsable de la protection des renseignements personnels ainsi que le conseil d’administration sont responsables de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.

Les administratrices, la direction, les employées, les stagiaires et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.

Si ces personnes enfreignent la présente politique, elles seront soumises aux mesures disciplinaires jugées adéquates par la Maison des femmes de Québec, pouvant aller jusqu’au congédiement ou l’exclusion.

Elle entre en vigueur le 22 septembre 2023. Elle est publiée sur son site Internet.

Les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de travail

Chacune des membres de l’équipe de travail de la Maison des femmes de Québec s’engage formellement dans son contrat de travail à respecter la confidentialité des renseignements personnels collectés par elle-même ou par toute autre personne, ainsi que la présente politique.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Maison est celle ayant fait l’objet par écrit d’une nomination par le conseil d’administration.

Cette personne détient les responsabilités suivantes :

• Veiller à ce que les moyens soient pris pour s’assurer de la protection des renseignements personnels, de la collecte à leur destruction;
• Répondre aux demandes d’accès, de rectification et de communication à des tiers;
• Recevoir les dossiers de plaintes et d’incidents de confidentialité, les documenter et s’assurer de leur traitement.
• Tenir le registre des incidents de confidentialité.

engagement

La Maison des femmes de Québec s’engage à :

1. Protéger les renseignements personnels et les données confidentielles obtenus et sous son contrôle
2. Informer la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels au moment où ceux-ci sont recueillis
3. Ne recueillir que les données nécessaires et utiles
4. Obtenir le consentement lors de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels lorsque requis
5. Conserver vos renseignements personnels pas plus longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées
6. Protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures appropriées
7. Sur demande, informer les personnes des renseignements personnels détenus à leur sujet
8. Assurer le traitement rapide et confidentiel des plaintes

1.    Protéger les renseignements personnels et les données confidentielles obtenus et sous son contrôle

La Maison des femmes de Québec est responsable des renseignements personnels qu’elle détient et qu’elle contrôle. La Maison des femmes de Québec mettra en place des mesures appropriées pour offrir un niveau de protection comparable lorsque lesdits renseignements sont traités par un tiers. La Maison des femmes de Québec a établi des politiques et des procédures visant à protéger les renseignements personnels. La Maison des femmes de Québec a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels afin de superviser les questions de confidentialité rencontrées. Les employées ont été formées quant à la politique de confidentialité, et quant à leur rôle en matière de protection des renseignements personnels.

2.    Informer la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels au moment où ceux-ci sont recueillis

Quand la Maison des femmes de Québec collecte des renseignements personnels, la personne concernée est informée verbalement, par écrit ou par courriel des motifs d’une telle collecte, de l’intention vis-à-vis de ses renseignements et des personnes avec qui ils pourraient être partagés.

Sauf lorsque requis ou permis par la loi, la Maison des femmes de Québec ne communiquera pas, sans votre consentement, de renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne sont partagés qu’avec les personnes qui en ont besoin pour l’exercice de leur fonction.

3.    Ne recueillir que les données nécessaires et utiles

La Maison des femmes de Québec limitera la collecte de renseignements personnels et ne demandera que ce qui est exigé de manière raisonnable pour le fonctionnement de ses activités et pour offrir ses services. Les renseignements personnels collectés sont uniquement ceux considérés comme étant nécessaires à l’objet du dossier. Ils sont tous traités de façon confidentielle.

Renseignements sur la clientèle desservie

La Maison des femmes de Québec collecte, utilise, conserve et communique des renseignements à propos de sa clientèle pour les fins suivantes :

• Établir et maintenir des relations d’aide ;
• Comprendre les besoins et préférences ;
• Offrir les services d’aide et d’hébergement appropriés à leur situation ;
• Assurer la sécurité des personnes.

Renseignements sur les employées et candidates

La Maison des femmes de Québec collecte des renseignements personnels sur les employées de façon à verser leurs salaires, se conformer à la législation en vigueur, leur offrir des avantages sociaux, utiliser les outils de gestion du rendement et améliorer ou gérer les programmes, politiques et relations en lien avec les employées, pour des raisons de préparation aux situations d’urgence, etdemanièregénérale,defaçonàétablir,géreroucesserlarelationdetravail.

La Maison des femmes de Québec collecte également des renseignements personnels sur les personnes qui recherchent un emploi à la Maison des femmes de Québec dans le but de sélectionner les candidates et de s’assurer que les personnes qualifiées sont embauchées pour les postes adéquats.

Lorsque nécessaire, les renseignements personnels recueillis par La Maison des femmes de Québec peuvent être transférés aux prestataires d’assurance et d’avantages sociaux, aux membres du conseil d’administration, aux gestionnaires du REER collectif et à toute autre société impliquée dans des activités contractuelles pour son compte. Les renseignements personnels seront en outre utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Renseignements sur les stagiaires, contractuelles et bénévoles

La Maison des femmes de Québec collecte des renseignements personnels sur les stagiaires, contractuelles et bénévoles nécessaires à la gestion du stage, du contrat d’affaires ou de la collaboration avec les bénévoles.

Renseignements sur les donateurs

La Maison des femmes de Québec accorde énormément d’importance à la confiance des donateurs qui décident de l’appuyer. Par conséquent, elle fait de son mieux pour limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels de ses donateurs et pour en protéger la confidentialité.  Aucune information n’est divulguée sans l’obtention du consentement du donateur.

4.    Obtenir le consentement lors de la collecte, de l’utilisation ou la communication de renseignements personnels lorsque requis

De manière générale, le consentement à la collecte, l’utilisation, la conservation de renseignements personnels au moment de la collecte est faite de façon implicite. La signature d’un contrat, la demande d’aide ou d’hébergement ou le don sont considérés comme un consentement tacite à la collecte et l’utilisation de l’information nécessaire à la création du dossier.

Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans seront recueillis auprès de celui-ci avec le consentement du titulaire de l’autorité parentale, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur.

La Maison des femmes de Québec demandera le consentement avant de divulguer les renseignements personnels d’une personne à un tiers, sauf pour les exceptions prévues par la loi. Lorsqu’une employée accepte une offre d’emploi ou des avantages sociaux, cette acceptation constitue de manière générale un consentement autorisant La Maison des femmes de Québec à collecter, à utiliser et à communiquer des renseignements personnels pour tous les motifs identifiés.

À tout moment, la personne ayant donné son consentement pourra le retirer, en présentant une demande écrite si le consentement a été donné par écrit, sinon une demande verbale sera suffisante.

5.    Conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées

La Maison des femmes de Québecconservera les renseignements personnels seulement aussi longtemps qu’il est nécessaire aux fins déterminées, ou tel qu’il est requis ou permis par la loi.

6.    Protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures appropriées

Ces renseignements peuvent être conservés sur différents supports, dans des dossiers papiers ou numériques, et leur accès est sécurisé. Dans tous les cas, seules les personnes responsables au sein de la Maison des femmes de Québec et qui ont la qualité pour prendre connaissance des renseignements sont habilitées à le faire. Les renseignements doivent être nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

La Maison des femmes de Québec protègera les renseignements personnels en utilisant des mesures de sécurité adéquates, contre les risques de perte, de vol, d’accès, de divulgation, de copie, d’utilisation, de modification ou de destruction non autorisés, indépendamment du format de conservation. Le niveau de sensibilité des renseignements est pris en compte pour déterminer le niveau de protection requis. La Maison des femmes de Québec détruira avec soin les renseignements personnels afin d’empêcher tout accès non autorisé. En cas de bris de sécurité, la Maison des femmes de Québec prendra tous les moyens nécessaires afin de limiter tout préjudice potentiel.

Tous les employés qui accèdent aux renseignements personnels devront respecter le caractère confidentiel et privé desdits renseignements.

La Maison des femmes de Québec protègera les renseignements personnels qui sont transférés à des tiers dans le cadre d’ententes contractuelles qui stipulent que le tiers doit respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels et se conformer à toutes les exigences légales imposées par la législation.

La Maison des femmes de Québec faisant affaires avec un ou des fournisseurs de services technologiques pour conserver les renseignements personnels a obtenu de ceux-ci un engagement d’assurer leur protection et d’en préserver la confidentialité. Cet engagement a été prévu dans le contrat la liant à ses fournisseurs. Les fournisseurs doivent aussi préciser dans leur contrat les moyens qu’ils ont pris pour assurer la protection des renseignements personnels et que ces derniers ne seront utilisés que dans le cadre de l’exécution du contrat.

La Maison des femmes de Québec a également vu à inclure une disposition dans les contrats avec ses fournisseurs de services technologiques prévoyant qu’elle soit avisée de tout incident de confidentialité mettant en cause des renseignements personnels collectés par elle.

7.    Sur demande, informer les personnes des renseignements personnels détenus à leur sujet

Sur demande, la Maison des femmes de Québec permettra aux personnes concernées de revoir les renseignements personnels conservés par la Maison des femmes de Québec à leur sujet. Toute demande de renseignements personnels par une personne concernée doit être adressée par écrit à la Maison des femmes de Québec. Elle doit préciser le ou les renseignements demandés, le nom et les coordonnées (adresse postale, courrier électronique et téléphone) de la personne qui en fait la demande, et justifier son identité. La demande peut également porter sur une rectification ou la suppression d’un renseignement.

Lorsque la personne est en situation de handicap, des mesures d’accessibilité seront prises, sur demande, pour lui permettre d’exercer ses droits d’accès ou de rectification.

La Maison des femmes de Québec répondra avec diligence au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.

Toute demande de communication de renseignements personnels présentée par un tiers doit l’être aussi par écrit. Dans la vaste majorité des cas, la Maison des femmes de Québec obtiendra le consentement écrit de la personne concernée avant de communiquer des renseignements personnels à un tiers. La Maison des femmes de Québec pourra également communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne, lorsqu’elle est y obligée par une loi. Dans ces cas, elle veillera à ne communiquer que les renseignements personnels exigés en vertu de cette loi et des circonstances de la demande de communication.

Dans certains cas, la Maison des femmes de Québec peut se trouver dans l’incapacité d’offrir un accès à tous les renseignements personnels conservés à propos d’une employée, d’une femme ou d’un enfant. Par exemple, la Maison des femmes de Québec n’offrira pas d’accès lorsque celui-ci pourrait révéler des renseignements personnels à propos d’un tiers, sauf si les renseignements demandés peuvent être séparés du dossier, ou si le tiers consent à la communication de ses renseignements. D’autres motifs de refus d’accès peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, les situations dans lesquelles la communication peut, de manière raisonnable, menacer la vie, la santé ou la sécurité d’une autre personne, les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, les communications qui pourraient révéler des renseignements recueillis dans le cadre d’une enquête ou en violation d’un accord ou d’une infraction à une loi. Lorsque l’accès aux renseignements d’une personne est refusé, la Maison des femmes de Québec fournira les motifs d’un tel refus.

Il est aussi possible pour une personne de demander à la Maison des femmes de Québec d’apporter des modifications à ses renseignements personnels si ces renseignements sont périmés, inexacts ou incomplets. La Maison des femmes de Québec modifiera promptement les renseignements personnels qui s’avèrent inexacts ou incomplets. Toutes les différences non résolues en matière d’exactitude des renseignements personnels seront notées dans le dossier de la personne.

8.    Assurer le traitement rapide et confidentiel des plaintes

Toute personne désirant soumettre une plainte relative à la présente politique ou plus généralement à la protection de renseignements personnels doit le faire par écrit en y indiquant son nom, ses coordonnées et le ou les motifs de sa plainte. Elle la transmet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée par la Maison des femmes de Québec.

La Maison des femmes de Québec s’engage à traiter la plainte de manière confidentielle et à y répondre avec diligence au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la plainte, sous réserve d’avoir obtenu toutes les informations nécessaires pour traiter la demande adéquatement.

La responsable de la protection des renseignements personnels doit également enquêter lorsqu’un incident de confidentialité survient et aviser sans délai la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information s’il y a lieu, c’est-à-dire si l’incident présente un risque de préjudice sérieux. De plus, elle a la responsabilité d’identifier les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Utilisation de fichiers témoins (« cookies »)

Le présent site ne place aucun fichier témoin (« cookie ») permanent dans les disques durs des ordinateurs des visiteurs, mais uniquement un fichier témoin temporaire requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.

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Responsable de la protection des renseignements personnels : Barbara Ann Marcoux, coordonnatrice

Tél: 418-914-5289

Courriel: barbara-ann.marcoux@mdfquebec.org